exportimport

نامه نگاری انگلیسی رسمی و غیر رسمی – قسمت آخر
2017-03-15/25 Comments/in کاربردهای زبان انگلیسی /
در آخرین قسمت از مقاله نامه نگاری انگلیسی رسمی و غیر رسمی شما را با شیوه صحیح نگارش نامه هایی مانند : نامه درخواست پذیرش از دانشگاه های خارج، درخواست تحصیل و به طور کلی نامه های رسمی آشنا خواهیم کرد.

نامه درخواست پذیرش در دانشگاه های خارج از کشور برای ادامه تحصیل

نامه اولیه تحقیق

زمانی که یک نامه انگلیسی به رئیس اداره آموزش دانشگاه می نویسید هدف اصلی شما این است که آیا واجد شرایط برای ورود به آن دانشگاه هستید یا خیر ؟ و چنانچه واجد شرایط بودید سپس فرم درخواست را تکمیل می کنید.

در نامه اولیه معمولا شما در رابطه با خودتان و میزان تحصیلات توضیح می دهید هر چه جزئیات بیشتری را توضیح دهید بهتر است و در مراحل بعدی کمتر با مشکل مواجه می شوید.

تکمیل فرم درخواست دانشگاه های امریکا وقت گیر است و مکاتبات و هزینه های زیادی را متحمل.

بنابراین قبل از پر کردن فرم درخواست ابتدا باید مطمئن شوید که آن دانشگاه شما را قبول می کند و رشته مورد نظر شما را نیز دارا می باشد.

نامه اولیه می تواند مانند نمونه زیر باشد :

546 Kashani Street
Tehran, Iran
September 11, 2012
Registrar
Stanford Medical School
Stanford University
Stanford, CA 58968
U.S.A

Dear Sir:
In june, 2011, i received my B.S. degree in microbiology from Tehran University, Tehran, Iran. I was the second-best student in my class with an average of 4.89. I like to continue my training in the field of medicine at a well-known medical school abroad such as Stanford.
I am presently single. I can support myself financially for all of my medical training. I have two older brothers in the united states who have agreed to support me until i receive my M.D.
If you believe that i can study at the stanford unrversity Medical School, i would appreciate it if you could send me the appropriate application forms. I like to enter medical school in October, 2012.

Very truly yours,
Signature
Ardeshir Mohamadzadeh

فرم درخواست تحصیل در دانشگاه

این نوع فرم ها برای دانشگاه های امریکا بسیار پیچیده و دارای جزئیات بسیاری هستند.

متقاضی برای پر کردن فرم باید مراحل زیر را طی کند:

شرکت در آزمون تافل

نوشتن نامه به یک معرف برای تهیه یک معرفی نامه به دانشگاه مربوطه

تاییدیه پزشکی از لحاظ سلامت جسمی

داشتن منبع مالی معتبر تا زمانیکه در امریکا درس می خوانید

وقتی که فرم درخواست را پر می کنید حتما اطلاعات درست و دقیق را بنویسید و حقیقت را بگویید. اگر دروغ بنویسید هر زمانیکه متوجه شوند، حتی اگر قبول شده باشید و سر کلاس ها حاضر شده باشید شما را رد خواهند کرد.

نامه نگاری رسمی به زبان انگلیسی

طرح کلی نامه های اداری 

تمامی نامه های اداری دارای شش قسمت است:

1 – عنوان                               heading
2 – آدرس                  inside address
3 – ادای احترام                  salutation
4 – بدنه یا متن اصلی                   body
5 – قسمت پایانی                     closing
6 – امضا                              signature

حال در مورد هر کدام جداگانه توضیح خواهیم داد :

1 – عنوان     heading

عنوان نامه های اداری مانند نامه های شخصی می باشد. اگر از نوشت افزارهای اداری استفاده می کنید که دارای سربرگ است فقط تاریخ را در بالای صفحه و در وسط بنویسید.

زمانیکه آدرس شما با آدرس مندرج در سربرگها متفاوت است از این نوشت افزارهای استفاده نکنید.

2 – آدرس     inside address

اسم و آدرس شخصی که به او نامه می نویسید باید در زیر اسم و آدرس خودتان ذکر شود اما در قسمت چپ صفحه قرار داشته باشد.

این آدرس باید با آدرسی که بر روی پاکت نامه می نویسید کاملا مطابق باشد، به یاد داشته باشید که حتما نام خیابان و شماره آن را هم ذکر کنید.

گاهی اوقات شما نمی دانید که چه کسی قرار است نامه شما را بخواند بنابراین در این موارد به اسم شرکت اشاره کنید مثال:

Brown, jones, and little Co., ltd.,
294 Acorn St.,
Littlestone, Birmingham,
England.
——————————
Office of Admissions
Stanford university
Stanford, California 94103
U.S.A.

گاهی اوقات می توانید به سرپرست و یا خود بخش اشاره کنید مثال:

General Manager
General Electric Company
551 Washington Street
Billings, Montana 29864
—————————-
Accounting Department
Bell telephone company
450 Sansome Street
San Francisco, California 94108

استفاده از فرم مخفف .Ms که کاملش Madam است در نامه ها متداول است و زمانی استفاده می شود که شما نمی دانید خانمی که برای او نامه می نویسید ازدواج کرده یا خیر. مثال:

Ms. Susan Johnson
Chief Accountant
Pacific Gas and Electric Company
425 Market Street
San Francisco, California 94108
—————————-
Ms Jane Markson,
Chairman of the board of directors,
Ford Motor Company,
3295 Londonderry Street,
London, S.W. 3,
England.

در فرم بریتانیایی بعد از کلمات Mr و Mrs و Ms نقطه نمی گذاریم مثال:

Mr Paul Smith
Mrs John Adams
Ms Susan Johnson

در فرم امریکایی بعد از کلمات Mr و Mrs و Ms نقطه می گذاریم مثال:

Mr. Paul Smith
Mrs. John Adams
Ms. Susan Johnson

در امریکا و بریتانیا خانمی که ازدواج کرده است در مکاتبات نام همسر خود را می گیرد، به عنوان مثال نویسنده یک کتاب نامش در امریکا بصورت Mrs. modiri نوشته می شود.

در مورد نوشتن آدرس توجه داشته باشید که هر کدام از شهرهای امریکا دارای کد پستی پنج رقمی مخصوص می باشند که در نامه و بر روی پاکت نامه حتما باید ذکر شود مثال:

Shell Oil Company
4621 Seventh Street
Los Angeles, CA 39105
U.S.A

نامه نگاری رسمی به زبان انگلیسی

معمولا اسم شهر را بصورت اختصاری می نویسند مانند CA که مخفف California است، اما اگر شما نام اختصاری اسم شهری را نمی دانستید می توانید اسم کامل شهر را بنویسید.

3 – ادای احترام     salutation

می توانید با کلماتی مانند dear و gentlemen شروع کنید.

در فرم امریکایی نامه های اداری انگلیسی بعد از کلمات از علامت : استفاده می شود ولی در فرم بریتانیایی از کاما , استفاده می شود مثال:

* ‎ British *

Gentlemen,
Dear sirs,
Dear madam,
Dear ms johnson,
Dear mr pedersen,

* American *

Gentlemen:
Dear sirs:
Dear madam:
Dear ms. Johnsnn:
Dear mr. Pederson:

 

4 – بدنه یا متن اصلی     body

این قسمت شامل چهار بخش زیر است:

اشاره یا مرجع                 reference
‏اطلاعات                        information
هدف                                 purpose
‏نتیجه گیری                   conclusion

5 – قسمت پایانی     closing

قسمت پایانی نامه های اداری رسمی تر از نامه های شخصی است مثال:

Yours sincerely,
Very truly yours,
Yours truly,
Yours faithfully,
Faithfully yours,
Sincerely yours,
Cordially,
Very cordially,
Yours respectfully,
Respectfully yours,

نکته: اولین حرف تمامی جملات بالا با حرف بزرگ نوشته می شود و در انتها باید از کاما استفاده شود.

6 – امضا     signature

در آخر امضا باید امضا کنید و نام خودتان را نیز می نویسید. مثال:

Very truly yours,
Signature
John B. Smith
—————————-
Sincerely yours,
Signature
Ms. Sophia Jackson
—————————-
Yours faithfully,
Signature

Mrs hassan mehdizadeh
—————————-
Respectfully yours,
Signature
Miss soroya parvaresh

آموزش روش نوشتن نامه انگلیسی به سفارت هر کشوری+ 2 نمونه عالی
آوریل 14, 2020
پذیرش، بورسیه، فاند، اپلای
4 دیدگاه
Gamma koli
سفارت دفتر رسمی سفیر یک کشور در یک کشور دیگر و سفیر نماینده رسمی آن کشور است. هم سفارتخانه ها و هم کنسولگری ها امور مربوط به یک کشور را در کشور دیگری اداره می کنند. اگر می خواهید به سفیر یا یکی دیگر از اعضای سفارت یا کارمندان کنسولگری نامه بنویسید، نامه شما باید رسمی باشد. این نامه باید شامل اطلاعات شخصی، درخواست ها و دلایل نوشتن نامه و عبارات رسمی باشد، در غیر این صورت ممکن است پاسخی دریافت نکنید. نحوه ارسال نامه به یک سفارت به آن کشور و فرد خاصی که برای او می نویسید بستگی دارد.

اصول گفته شده در این مطلب برای همه کشورها تقریبا یکسان است و با مطالعه این مطلب نیازی به راهنمای دیگری نخواهید داشت.

بخش 1: قالب بندی نامه
1- نامه خود را به کمک رایانه تایپ کنید. خواندن نامه های دستنویس کار دشواری است و ممکن است هیچ پاسخی برای آنها دریافت نکنید. اگر می خواهید نامه تان خوانده شود و جدی گرفته شود، باید آن را با استفاده از یک قالب نامه تجاری شناخته شده تایپ کنید.

حتی اگر قصد دارید نامه را با استفاده از ایمیل انگلیسی ارسال کنید، از یک برنامه استاندارد پردازش کلمه استفاده کنید. به طور معمول بهتر است نامه خود را بجای اینکه در بدنه ایمیل بنویسید در یک پیوست ارسال کنید. با این حال، بهتر است با سفارت هماهنگ کنید تا ببینید چه چیزی برای آنها ارجحیت دارد.
بیشتر برنامه های پردازش کلمه دارای الگویی هستند که می توانید از آن برای ایجاد نامه های تجاری استفاده کنید. این الگوها حاشیه ها و سبک های پاراگراف را برای شما تعیین می کنند.
از یک فونت استاندارد و قابل خواندن مانند Times New Roman یا Helvetica در اندازه 12 استفاده کنید. از فونت های شکسته استفاده نکنید. در بیشتر موارد، شما در مورد مسئله مهاجرت – خودتان یا یک دوست یا یک عضو خانواده، به سفارتخانه می نویسید. تعدادی وب سایت وجود دارند که برای نامه های مختلف الگوهای نامه ای ارائه می دهند.
این الگوها به شما یک زبان پیشنهادی می دهند که بتوانید نامه خود را آسانتر بنویسید و به آن بپردازید. اما بهتر است آنها را کپی نکنید. ابتدا آنها را با دقت بخوانید و مطمئن شوید که زبان پیشنهادی متناسب با وضعیت شما است. هر قسمتی که مناسب نبود را درج نکنید.
قبل از استفاده از زبان پیشنهادی آنها، به پیش زمینه وب سایت نگاه کنید. بیشتر این وب سایتها دارای صفحه “درباره ما” هستند که می توانید از طریق آن متوجه شوید چه کسی مسئول وب سایت است. اطمینان حاصل کنید که وب سایت متعلق به فرد یا سازمانی است که می توانید به آن اعتماد کنید.

2- از پاراگرافهای بلوک استفاده کنید. نامه های شغلی سنتی در پاراگراف های single-spaced و left-justified  با دو فاصله بین پاراگراف ها نوشته می شوند. استفاده از دو فاصله به این معنی است که لازم نیست خط اول هر پاراگراف فرورفتگی داشته باشد.

اگر به زبانی می نویسید که از راست به چپ خوانده می شود، از جمله عربی یا عبری، پاراگراف های شما باید right-justified باشند.

3- تاریخ را در قسمت بالا قرار دهید. اولین خطی که تایپ می کنید، مربوط به تاریخ ارسال نامه خواهد بود. اگر از یک الگو استفاده می کنید، برنامه پردازش کلمه شما می تواند به طور خودکار تاریخ را وارد کند. اگر قصد ارسال نامه را در چند روز آینده ندارید، باید این تاریخ را طوری تنظیم کنید تا تاریخ ارسال را منعکس کند.

اگر نتوانید نامه خود را در همان روز ارسال کنید، اشکالی ندارد می توانید این کار را به روز بعد موکول کنید، اما لازم نیست نامه جدیدی را با تاریخ متفاوت چاپ کنید.
اگرچه تاخیر یک یا دو روزه اشکالی ندارد، اما اگر نتوانید نامه را در عرض یک هفته یا بیشتر ارسال کنید، احتمالاً باید نسخه جدیدی را با یک تاریخ جدید چاپ کنید. خواننده شما انتظار دارد که تاریخ نامه به تاریخ پست نزدیک باشد.

4- آدرس مناسب را پیدا کنید. قسمت بالای نامه شما حاوی محلی برای نوشتن نام و آدرس شما و سپس نام و آدرس شخصی که برای او می نویسید، است. برای پیدا کردن آدرس مورد نظر برای ارسال نامه خود با سفارت تماس بگیرید یا به وب سایت آن مراجعه کنید.

به خاطر داشته باشید که بسیاری از سفارتخانه های بزرگتر، آدرس های مختلفی برای موارد متفاوت در اختیار مراجعین قرار می دهند.
باید فرد مورد نظر که می تواند به شما کمک کند را پیدا و در نامه خود مورد خطاب قرار دهید. سایت های اینترنتی مانند Project Visa یا Embassy World و همچنین موتورهای جستجوی اینترنتی در آن کشور و کلمه “سفارت” می توانند در شناسایی شخص مناسب به شما کمک کنند. همچنین می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر با سفارت تماس بگیرید.
نام شخص مورد نظر خود را بنویسید، سپس نام سفارت و آدرس سفارت را درج کنید. فرمت نوشتاری شما باید با پاکت نامه ای که می خواهید ارسال کنید یکسان باشد.
به عنوان مثال، اگر برای یکی از کارمندان سفارت کانادا می نویسید، باید در خط اول بلوک آدرس بنویسید  “Mr. Potter, Canadian Embassy”. اگر آقای پاتر سفیر باشد، باید بنویسید “The Honorable Mr. Potter, Ambassador of Canada, Canadian Embassy.” . توجه داشته باشید که در بسیاری از کشورها عنوان صحیح برای یک سفیر “Excellency,” است، مانند “His Excellency Mr. Potter, Ambassador of Canada, Canadian Embassy.”

5- موضوع نامه انگلیسی را بنویسید. به دنبال آدرس ها، خطی را درج کنید که به گیرنده نامه شما موضوع و چرایی نامه را اطلاع دهد. لازم نیست نام خود را در خط موضوع وارد کنید، و لازم نیست یک جمله کامل باشد.

برای مثال ، ممکن است “Request for tourist visa for parents” (“درخواست ویزای توریستی برای والدین”) یا “Invitation to French Consulate party.” “دعوت به کنسولگری فرانسه” را بنویسید.
اگر به زبان انگلیسی می نویسید، معمولاً خط موضوع با حروفRE ، که مخفف لاتین “regarding.” به معنی “مربوط” است، آغاز می شود.
قسمت موضوع به شخصی که نامه شما را دریافت می کند، کمک می کند آن را به شخص مربوطه برساند، در صورتی که شما شخص اشتباهی را خطاب کرده باشید با یک خط موضوع، آنها بدون نیاز به خواندن کل نامه می توانند این کار را به سرعت انجام دهند. به همین دلیل، اگر نتوانسته اید شخص مورد نظر خود را شناسایی کنید، حتما یک خط موضوع درج کنید.
حتما بخوانید: 19 سوال معمول در مصاحبه های خارج از کشور +بهترین پاسخها

بخش 2: نوشتن نامه

1-درباره قوانین و مقررات مورد استفاده در کشوری که برای آن می نویسید تحقیق کنید. کشورهای مختلف تشریفات و پروتکل های دیپلماتیک خاص خود را برای نوشتن به سفرا و سایر اعضای سفارت دارند.

ممکن است بتوانید این اطلاعات را در وب سایت سفارت بیابید، یا با جستجوی سریع اینترنتی با استفاده از نام کشور با کلماتی از قبیل “آئین نامه”، “پروتکل دیپلماتیک” یا “فرم آدرس” آن را پیدا کنید.
به خاطر داشته باشید که در کشورهای سلطنتی که اشراف را به رسمیت می شناسند، ممکن است اشرافی وجود داشته باشند که به عنوان سفیر یا در سایر مناصب سفارت فعالیت می کنند. این اشخاص با عناوین خاصی که ممکن است بر کلیه عناوینی که برای کارمندان سفارت بکار می رود برتری داشته باشد مورد خطاب قرار می گیرند.
نامه شما باید با لحنی رسمی نوشته شود، با نهایت استفاده از ادب و احترام. اگر به زبانی می نویسید که دارای کلمه “شما” رسمی می باشد مانند فرانسه یا اسپانیایی، باید از آن استفاده کنید.
هنگام نوشتن نامه به یک سفیر توجه کنید، زیرا عنوان بکار برده شده بسته به اینکه آیا شما شهروند آن کشور که سفیر در آن فعالیت می کند باشید یا خیر، متفاوت است. اگر شما و سفیر شهروند یک کشور هستید، می توانید او را به عنوان “The Honorable.” خطاب کنید. اما اگر شما شهروند یک کشور دیگر هستید، معمولاً باید او را طبق “عرف دیپلماتیک” “Her [or His] Excellency,”  خطاب کنید. اطمینان حاصل کنید که جنسیت سفیر را می دانید- فقط بر اساس اسامی قضاوت نکنید.

2-با سلام شروع کنید. بعد از پایان بلوک آدرس و خط موضوع نامه، شما آماده هستید که خود نامه را شروع کنید. از یک سلام و احوالپرسی رسمی استفاده کنید و شخص مورد نظر را با نام کامل، خطاب کنید.

برای خطاب کردن شخص به شیوه صحیح، باید آئین نامه یا پروتکل دیپلماتیک آن کشور را دنبال کنید.

در صورت نوشتن به سرکنسول یا هر کارمند دیگر، معمولاً از نام کامل آنها استفاده می کنید. به عنوان مثال، ممکن است بنویسید “Dear Mr. Potter.”. در عین حال به عناوین دیگری که شخص ممکن است داشته باشد نیز توجه کنید، مانند اینکه آیا او عضو اشراف است یا دارای مدرک دکترا است.
اگر مستقیماً به خود سفیر نامه می نویسید، از  “Dear Honorable Ambassador” استفاده کنید.
اگر نام یا جنسیت شخصی را که برای او می نویسید را نمی دانید، می توانید نامه را با “Dear Sir or Madam.” شروع کنید. شما باید تمام تلاش خود را بکنید تا نامه خود را رو به شخص مورد نظر بنویسید. اگر فرد اشتباهی را خطاب کنید، ممکن است پاسخی دریافت نکنید.
سلام و تعارفات معمول را برا اساس قوانین کشور مربوطه درج کنید. در برخی کشورها، کاما لازم است، در حالی که در برخی کشورهای دیگر از دو نقطه استفاده می شود.

3- خودتان را معرفی کنید. بعد از سلام و تعارفات معمول، یک خط فاصله بگذارید و بعد نامه خود را با نام خود برای اطلاع دادن به گیرنده برای اینکه بداند شما چه کسی هستید ادامه دهید. اطلاعات شناسایی لازم، مانند شماره درخواست ها یا شماره های مرجع مربوط به موضوع نامه را درج کنید.

جمله اول باید نام شما و نام کشورتان را بیان کند. هر گونه اطلاعات شناسایی دیگری که مرتبط با نامه شما است باید در این قسمت گنجانده شود.
جمله اول را با توضیح مختصری درباره دلیل نوشتن نامه دنبال کنید. این قسمت نباید بیشتر از یک یا دو جمله باشد.

4- دلیل نوشتن نامه اشتغال به کار به انگلیسی را توضیح دهید. در بندهای باقیمانده نامه، در مورد پیشینه پرونده خود توضیح دهید، از جمله اطلاعاتی که گیرنده باید برای پاسخ دادن به نامه شما در اختیار داشته باشد.

طول نامه و محتوای پاراگرافهای باقیمانده به دلیل نوشتن نامه بستگی دارد. اگر نیاز به طرح یک پیش زمینه یا جدول زمانی دارید و می خواهید سفیر یا یکی از مقامات رسمی سفارت در آن پاسخ دهند، ممکن است نامه شما طولانی باشد.
اگر نامه شما در راستای یک پروسه نوشته می شود، مانند درخواست ویزای گردشگری، نامه معمولاً نباید بیش از سه بند و بیش از یک یا دو صفحه باشد.
واضح و مختصر بنویسید و در کل از زبان رسمی استفاده کنید. در هر قسمت از بدنه نامه خود که شخص خاصی را خطاب می کنید، باید از عنوان رسمی آنها استفاده کنید و از سایر قوانین و مقررات مربوط به آداب معاشرت که می توانید از طریق تحقیقات بدست آورید، پیروی کنید.

5- بخش پایانی را اضافه کنید. بند آخر نامه شما به طور معمول یک جمله یا دو جمله است که به گیرنده می گوید که در پاسخ به نامه چه اقدامی می خواهید انجام شود. اگر انتظار پاسخ در یک بازه زمانی خاص را دارید، باید در این قسمت ذکر کنید.

اگر از آن شخص خاص انتظار خاصی دارید، آن را بیان کنید و بازه زمانی لازم را مشخص کنید.
اگر در حال نوشتن نامه به یک سفیر یا یک کارمند عالی رتبه هستید حتما برای پاسخ نامه مهلت نهایی تعیین کنید. به جای اینکه یک درخواست مطرح کنید، چیزی مانند “Please be advised that I must have the document I requested within one month or I’ll not be able to complete my application,” (“لطفاً توجه داشته باشید که سندی که درخواست کردم باید ظرف مدت یک ماه به دستم برسد در غیر این صورت نمی توانم درخواست خود را تکمیل کنم”) یا “Please respond by the end of this month so I can meet my deadline.” (“لطفاً تا پایان این ماه پاسخ بدهید تا من بتوانم در بازه زمانی که دارم کارم را انجام دهم.)
در قسمت بعد با یک جمله تشکرآمیز از گیرنده بخاطر وقت و توجهی که در اختیار شما گذاشته تشکر کنید. به عنوان مثال، ممکن است بنویسید “I appreciate that you have many demands on your time. Thank you for your prompt attention to this matter.” (“من متوجه هستم که بسیار مشغول هستید. از توجه فوری شما به این موضوع تشکر می کنم.”
اگر مطمئن نیستید که نامه خود را به شخص مورد نظرتان ارسال کرده اید، می توانید یادداشتی در این باره درج کنید. به عنوان مثال، بنویسید  “If there is someone else at the embassy better capable of handling my issue, I ask that you kindly forward this letter to them.” (“اگر شخص دیگری در سفارت وجود داشته باشد که بتواند به مسئله من رسیدگی کند، از شما می خواهم که این نامه را برای او ارسال کنید”

حتما بخوانید: 10 گام برای دریافت ویزای دانشجویی و اپلای کردن (آمریکا) که باید بدانید!

بخش 3: ارسال نامه
1-نامه را بررسی کنید. هنگامی که نامه خود را به پایان رساندید، آنرا با دقت تصحیح کنید و خطاها و اشتباهات تایپی را از نظر دستور زبان یا نگارش تصحیح کنید. ممکن است لازم باشد نامه خود را با صدای بلند بخوانید تا اطمینان حاصل کنید که به راحتی قابل خواندن است.

نامه خود را با یک عبارت پایانی مانند “Sincerely yours,” پایان دهید و یک فضای خالی برای امضای خود بگذارید. در زیر آن، نام و آدرس خود به همراه هر شناسه یا اطلاعات تماس دیگری که فکر می کنید لازم است، مانند شماره تلفن یا آدرس ایمیل را تایپ کنید.
اگر نامه دیگری به همراه نامه خود دارید، آنها را در انتهای نامه خود فهرست کنید تا خواننده بداند انتظار چه پیوست هایی را باید داشته باشد. همچنین می توانید از این فهرست به عنوان یک چک لیست برای خودتان استفاده کنید تا مطمئن شوید همه موارد لازم را درج کرده اید.
نامه خود را چاپ کرده و آن را با استفاده از یک خودکار آبی یا مشکی امضا کنید. قبل از ارسال نامه تاریخ آن را بررسی کنید و مطمئن شوید که نیازی به تنظیم مجدد نیست.
وقتی نامه خود را امضا کردید، یک کپی از نامه امضا شده برای خودتان تهیه کنید.
2- ضمیمه ها را جمع کنید. اگر اسناد اضافی وجود دارند که باید همراه با نامه درج شوند، از آنها کپی بگیرید. باید بدانید که آیا برای هر یک از اسناد نسخه اصلی لازم است ارسال شود یا کپی هم کفایت می کند. اگر باید نسخه اصلی هر سند را ارسال کنید، قبل از ارسال حتما یک نسخه کپی برای خود تهیه کنید.

اگر در حال ارسال اسناد اصلی هستید، بهتر است از یک پاکت بزرگتر استفاده کنید تا مجبور نباشید آنها را تا کنید.
برای نسخه های کپی شده از یک پاکت نامه استاندارد به اندازه نامه استفاده کنید، مگر اینکه بیش از سه یا چهار صفحه داشته باشید، در این حالت به طور کلی بهتر است از یک پاکت بزرگتر استفاده کنید و از تا زدن اسناد بپرهیزید.
در صورت جدا شدن اسناد از یکدیگر، هر نسخه را با دقت علامت گذاری کنید.
3- نامه خود را ارسال کنید. وقتی همه چیز را در پاکت نامه قرار دادید، باید به اداره پست مراجعه کنید و مطمئن شوید که آدرس پستی را درست نوشته اید و آن را به درستی قالب بندی کرده اید، به خصوص اگر نامه را به یک کشور خارجی ارسال می کنید.

نام و آدرس خود را روی پاکت وارد کنید. این بسته به رسم آن کشور، در پشت پاکت یا در گوشه سمت راست بالا نوشته خواهد شد.
نام و نشانی گیرنده باید در قسمت میانی یا پایین سمت راست پاکت، بسته به عرف کشور، نوشته شود. در صورت لزوم از عنوان رسمی گیرنده استفاده کنید.
ممکن است لازم باید برای کسب اطلاعات در مورد قالب بندی و موارد دیگر تا زمان مراجعه به اداره پست صبر کنید.
اگر آدرس های روی پاکت را به صورت دستی می نویسید، از یک قلم توپی استفاده کنید تا جوهر پخش نشود. از حروف بزرگ استفاده کنید. روی پاکت با خط شکسته ننویسید، زیرا خواندن آن دشوار است.
دانلود 2 نمونه نامه نوشته شده
pdf   دانلود دو نمونه نامه عالی نوشته شده به سفارت با ترجمه فارسی

پرسش های پرتکرار
چگونه می توانم برای بستن پرونده گذرنامه خود نامه ای را به سفارت بنویسم؟

اگر می خواهید پاسپورت خود را تحویل بگیرید، می توانید این کار را از طریق اداره گذرنامه محلی یا اداره مهاجرت انجام دهید. آنها فرم لازم را برای تکمیل در اختیار شما خواهند گذاشت، اما معمولاً لازم نیست برای این کار نامه ای به سفارت بنویسید.

چگونه می توانیم برای گواهی فوت نامه ای به سفارت بنویسیم؟

سوابق حیاتی کنسول بطور معمول توسط اداره ثبت احوال کنسولی اداره می شوند و ممکن است به هزینه ای داشته باشند. ممکن است فرم خاصی برای پر کردن به شما داده شود، که می تواند از نوشتن نامه کارآمدتر باشد. با دفتر کنسولگری تماس بگیرید یا به وب سایت آنها مراجعه کنید.

حتما بخوانید: انتهای ایمیل  اشتغال به کار چگونه باید نوشته شود؟ نکات مهم

من درباره نحوه دریافت گزارش پزشکی به سفارت هند نوشتم و هنوز چیزی دریافت نکرده ام. در این مرحله چه کاری باید انجام دهم؟

اگر پاسخ نامه خود را دریافت نکرده اید و زمان کافی سپری شده است، برای پیگیری با سفارت تماس بگیرید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات لازم را در مورد پرونده خود، مانند هر شماره شناسایی ارسال کرده باشید.

عبارات رایج در نامه های رسمی انگلیسی
چگونه یک نامه ی رسمی به زبان انگلیسی  بنویسیم؟ (1)
عبارات رایج در نامه های رسمی انگلیسی
.

برای خرید جامع ترین راهنمای نامه نگاری رسمی و اداری انگلیسی به همراه 12 نمونه نامه استاندارد انگلیسی (به صورت جملات آماده همراه با توضیحات کامل) اینجا را کلیک کنید:

قیمت این پک کامل و کاربردی تنها 23 هزار تومان

(توصیه شده به تمام مدیران حرفه ای)

 رمز فایل: ieltsmix

جهت ثبت نام در کارگاه روی عکس کلیک کنید
جهت ثبت نام در کارگاه روی عکس کلیک کنید

پبامک، ایمیل ، چت، شبکه های اجتماعی و … همه و همه راه های مختلفی هستند که از طریق انها در طول شبانه روز برای دوستان و نزدیکان خود در ارتباط هستیم. در این مواقع تنها کافیست آنچه را که میخواهید به زبان ساده برای دوستان خود ارسال کنید و منتظر پاسخ بمانید. بار ها و بارها برای دوستان خود نامه مینویسید و جواب دریافت میکنید ، بدون اینکه به قالب نامه نوشته شده دقت کنید. در این بخش به عبارات رایج در نامه های رسمی انگلیسی اشاره میکنیم.

اما حتی متبحرترین افراد در زبان انگلیسی نیز گاهی از نوشتن نامه های اداری و رسمی خودداری میکنند. دانستن گرامر و زبان و کلمات کاربردی در زبان انگلیسی برای نگارش ایمیل انگلیسی کافی نیست.  آنچه در نگارش نامه های اداری بیش از هرچیز دیگری خودنمایی می کند رعایت قالب استاندارد آن است، بگونه ای که بتوان در حداقل کلمات و جملات ، حداکثر مفهوم را رساند.

از این رو ، همواره عبارات و کلماتی خاص در نامه های اداری و رسمی انگلیسی استفاده میشود. در این بخش سعی شده است رایج ترین عبارات مورد استفاده در نامه های انگلیسی تجاری و اداری در قالبی آسان و طبقه بندی شده جمع آوری شود.

در بخش های بعد سعی خواهم کرد تا به نکاتی کلیدی در مورد انواع قالب های نامه های رسمی در انگلیسی اشاره کنم.

جهت آشنایی بیشتر با نحوه نگارش نامه های انگلیسی اداری  به بخش  “راهنمای نگارش نامه ی درخواست کار انگلیسی“ مراجعه فرمایید.

لطفا سوالات و پیشنهادات خودرا از بخش پرسش و پاسخ (در انتهای همین مطلب) مطرح کنید! .

برای خرید جامع ترین راهنمای نامه نگاری رسمی و اداری انگلیسی به همراه 12 نمونه نامه استاندارد انگلیسی (به صورت جملات آماده همراه با توضیحات کامل) اینجا را کلیک کنید:

قیمت این پک کامل و کاربردی تنها 23 هزار تومان

 رمز فایل: ieltsmix

 
WRITING  BUSINESS  LETTERS
Useful phrases

Dear Mr Brown
Dear Ms White
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Gentlemen
Salutation

سلام و تعارفات اول نامه

We are writing to inform you that … to confirm … to request … to enquire about …
I am contacting you for the following reason.
I recently read/heard about  . . . and would like to know . . .
Having seen your advertisement in … , I would like to …
I would be interested in (obtaining/receiving) …
I received your address from …      and would like to   …
I am writing to tell you about …
Starting

آغاز نامه

Thank you for your letter of March 15 …
Thank you for contacting us.
In reply to your request …
Thank you for your letter regarding …
With reference to our telephone conversation yesterday …
Further to our meeting last week …
It was a pleasure meeting you in London last month.
I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . .
Referring to previous contact

اشاره کردن به تماس های قبلی

We would appreciate it if you would …
I would be grateful if you could…
Could you please send me . . .
Could you possibly tell us/let us have…
In addition, I would like to receive …
It would be helpful if you could send us …
I am interested in (obtaining/receiving…)
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Please let me know what action you propose to take.
Making Request

درخواست کردن

We would be happy to …
Would you like us to …
We are quite willing to …
Our company would be pleased to …
Offering

پیشنهاد دادن

We are pleased to announce that …
I am delighted to inform you that …
You will be pleased to learn that …
Giving Good News

دادن خبر خوش – جواب مثبت به پیشنهادات

We regret to inform you that …
I’m afraid it would not be possible to …
Unfortunately we cannot/we are unable to …
After careful consideration we have decided (not) to …
Giving Bad News

دادن خبر بد – عدم قبول پیشنهاد

I am writing to express my dissatisfaction with …
I am writing to complain about …
Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
We regret to inform you that our order n°— is now considerably overdue.
I would like to query the transport charges which seem unusually high.
Complaining

شکایت و اعتراض کردن

We are sorry for the delay in replying …
I regret any inconvenience caused
I would like to apologize for (the delay/the inconvenience) …
Once again, I apologise for any inconvenience.
Apologizing

عذر خواهی کردن

Thank you for your quotation of …
We are pleased to place an order with your company for …
We would like to cancel our order n°…
Please confirm receipt of our order.
I am pleased to acknowledge receipt of your order n°…
Your order will be processed as quickly as possible.
It will take about (three) weeks to process your order.
We can guarantee delivery before …
Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock.
Orders

سفارشات

Please send us your price list.
You will find enclosed our most recent catalogue and price list.
Please note that our prices are subject to change without notice.
We have pleasure in enclosing a detailed quotation.
We can make you a firm offer of …
Our terms of payment are as follows :
Prices

قیمت ها

Our records show that we have not yet received payment of …
According to our records …
Please send payment as soon as possible.
You will receive a credit note for the sum of …
Referring to Payment

اشاره به پرداخت سفارشات

I am enclosing …
Please find enclosed …
You will find enclosed …
Enclosing Documents

ضمیمه کردن اسناد

If we can be of any further assistance, please let us know
If I can help in any way, please do not hesitate to contact me
If you require more information …
For further details …
Thank you for taking this into consideration
Thank you for your help.
We hope you are happy with this arrangement.
We hope you can settle this matter to our satisfaction.
Closing Remarks

نکات پایانی

We look forward to a successful working relationship in the future
We would be (very) pleased to do business with your company.
I would be happy to have an opportunity to work with your firm.
Referring to Future Business

ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده

I look forward to seeing you next week
Looking forward to hearing from you
”           ”      to receiving your comments
I look forward to meeting you on the 15th
I would appreciate a reply at your earliest convenience.
An early reply would be appreciated.
Referring to Future Contacts

ابراز امیدواری از ارتباطات بیشتر در آینده

Sincerely,          }
Yours sincerely, } (for all customers/clients)
Sincerely yours, }
Regards,             (for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.)
Ending Business Letters

تمام کردن نامه های تجاری

___________________________________________________ پاسخ به سوالات: دوستان زیادی سوال پرسیدن که چگونه در نامه اداری مطرح کنیم که فایل یا مدرکی را به نامه یا ایمیل ضمیمه یا Attached کرده ایم؟ در نامه های کتبی از عبارت زیر استفاده میکنیم:

Please Kindly find the (documents) enclosed.

در نامه های الکترونیک و ایمیل ها نیز از ساختار زیر استفاده میکنیم:

Please Kindly find the (documents) attached.

(به جای کلمه داخل پرانتز از کلمات مورد نظر خود استفاده نمایید.)    تدریس خصوصی آیلتس در مشهد

تا کنون 110 نظر ثبت شده است. شما نیز نظرات و گفتگوهای این مطلب را بخوانید
مشترک خبرنامه ما شوید و ما مطالب مفید را برای شما ارسال خواهیم کرد :
Email Here
مطالب مشابه
وبینار نگارش رزومه کاری و تحصیلی به زبان انگلیسی
تقویت گرامر زبان انگلیسی با کتاب + معرفی چند کتاب کاربردی
دیدگاهها و نظرات کاربران عزیز
FARZAD در 14 دسامبر 2017 نوشته است:
Thank you for your information. it would be appreciated

شهباز در 29 جولای 2018 نوشته است:
سلام
معنی دقیق کلمه founder را در ابتدای نامه میخواستم بدانم، متوجه مفهوم هستم ولی دنبال بیان واضح در فارسی هستم،موضوع نامه دعوت به محلی برای کار است من برداشم علت و پایه شروع کار یا علت این دعوت یا کلی تر همان سابجت برای نامه به معنای خاصتر است ولی باز راهنمایی شما را نیاز دارم در صورت امکان
تشکر

To: Miss Brent
Founder: The moral Education
Dear Miss Brent

سلیمان آخوندی در 30 جولای 2018 نوشته است:
سلام ، لطفا در خصوص نامه ها ی مربوط به امور بازرگانی ،مدیران بازرگانی شرکتها و کلماتی که بطور معمول برای مدیران بازرگانی ایمیل می گردد.مطلب بگذارید.متشکرم

ترمه در 8 ژوئن 2020 نوشته است:
Please Kindly find the (documents) attached!!!!!!!!!!!!!

من این جمله بالا رو نوشتم ازم ایراد گرفتن میگن اشتباهه باید attached قبل از documents‌قرار بگیره
Plaease kindly find the test report attached من اینو نوشته بودم.
ولی میگن این درسته: Please kindly find the attached test report

نوشین در 23 جولای 2020 نوشته است:
با تشکر از مطالب مفیدتان ،من نامهای برای درخواست کار در مرکز تحقیقاتی پزشکی در خارج از کشور می خواستم نمونه ای اگر دارید ممنون میشم ایمیل بفرمایید و

مهدی در 1 سپتامبر 2020 نوشته است:
سلام آیا پکیج شما به صورت ویدیو آموزشی است
تشکر

محمد جواد مردان در 19 سپتامبر 2020 نوشته است:
خیر دوست عزیز، فایل PDF هست

روش در 21 سپتامبر 2020 نوشته است:
سلام
چگونه وقتی یک فایل را ضمیمه کردیم و ادامه ان را می خواهیم بفرستیم بگوییم
continued attachment or
following attachment ? ? ?

to be continued ???

111 در 27 فوریه 2021 نوشته است:
سلام وقت بخیر

میشه لطف کنید بفرمایین LM که پایان نامه های اداری نوشته میشه به چه معنی هست؟
مثلا LM: th

ممنون از توجه تون

فریده در 20 آوریل 2021 نوشته است:
سلام وقتتون بخیر.چجوری برای اصلاحیه چی بنویسم؟

نامه رسمی انگلیسی
نامه رسمی انگلیسی
اگر دانشجو، کارمند و یا مدیر برتر یک شرکت هستید دیر یا زود نحوه نوشتن نامه رسمی انگلیسی را یاد می‌گیرید. برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی باید با اطلاعات و قوانینی آشنا شوید زیرا نوشتن این نامه همانطور که از نامش پیدا است باید به صورت کاملاً رسمی نوشته شود و از هر گونه ایده شخصی، شوخی و یا عبارات غیررسمی خودداری شود. تنها چیزی که باید در نامه رسمی استفاده شود، حقایق و عبارات رسمی است. همچنین هنگام نوشتن نامه رسمی انگلیسی باید دقت کنید که تمام عبارات را در نهایت سادگی و وضوح به کار ببرید.

همانطور که ذکر شد نوشتن نامه رسمی انگلیسی دارای قواعد و اصول خاصی است. به بیانی دیگر برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی باید براساس گام‌هایی مشخص پیش رفت که در این مقاله به آنها خواهیم پرداخت.

مراحل نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی
مراحل نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی
نامه‌های رسمی معمولاً دارای ساختارهای متنوعی هستند که بسته به موقعیت، گیرنده نامه و… متفاوت است. نامه رسمی در حقیقت یک مقاله و یا نوع خاصی از نوشته آموزشی نیست و برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی باید به جزئیات زیادی توجه کرد اما آنچه به عنوان مهم‌ترین ملاک برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی، عدم استفاده از عبارات غیر رسمی است. برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی نیز با مراحلی را طی کرد تا به ساختار درستی از این نامه دست پیدا کرد. نکاتی که در نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی نیاز دارید به شرح زیر است:

آدرس
در اولین بخش از نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی باید آدرس خود و آدرس فرد گیرنده را یادداشت کنید. نوشتن آدرس خود بسیار مهم است زیرا شما نامه را می‌‌نویسید تا از فرد گیرنده پاسخ، دریافت کنید. همچنین محل درج آدرس فرد فرستنده، قسمت بالا و سمت راستِ نامه است. محل نوشتن آدرس فردی گیرنده نیز قسمت پایینی آدرس فرستنده و در گوشه سمت چپ نامه است.

تاریخ
نوشتن تاریخ نیز یکی از موضوعاتی است که در نوشتن نامه، چه رسمی و چه غیررسمی، باید رعایت شود اما قانونِ مشخصی در بابِ محل درج تاریخ وجود ندارد و افراد می‌توانند در بخش‌های مختلفی از نامه آن را درج کنند. فرستندگان معمولاً تاریخ روز را در بخش پایین و راست نامه و یا سمت راست و پایین محل آدرس درج می‌کنند. همچنین خوب است بدانید که در نوشتن تاریخ، بهتر است برای نشان دادن ماه مربوطه به جای عدد از کلمه استفاده کنید.

احوال‌پرسی
احوال‌پرسی و یا همان Greetings مرحله‌ای بسیار مهم در نوشتن نامه رسمی انگلیسی است زیرا این بخش از نامه شامل اولین اطلاعاتی است که حقیقتاً برای فرد گیرنده اهمیت دارد. همچنین برای نوشتن این بخش با 2 نوع Salutation مواجه هستیم که عبارتند از:

1. در این نوع از Salutation فرد گیرنده را می‌شناسیم و در نتیجه نام او را می‌نویسم. در این نوع از salutation نیز می‌توانیم ابتدا از عبارات استانداری مانند Dr، Mr، Mrs و… استفاده کنیم سپس نام فرد را اضافه کنیم. همچنین در صورتیکه فرد گیرنده خانم باشد و اطلاع دقیقی از وضعیت تأهل وی نداشته باشید خوب است از عبارت Ms پیش از نام او استفاده کنید. عبارت زیر مثالی از نوعِ 1 salutation است:

Dear Ms Williams

2. نوع دوم از salutation فرد گیرنده را نمی شناسیم و درنتیجه نام او را نیز نمی‌دانیم. در شرایطی مشابه این حالت می‌توان از عبارت Sir یا Madame یا عبارت To Whom it May Concern استفاده کرد. همچنین در صورتیکه از جنسیت فرد گیرنده اطلاع نداشتید می‌توانید از عبارتی مانند Dear استفاده کنید مانند مورد زیر:

Dear Sony Music

پس از اینکه فرد موردنظر را خطاب قرار دادید باید آنچه که می‌خواهید را در ساختاری سازمان‌یافته بنویسید. هر کدام از پاراگراف‌هایی که می‌نویسید باید هدفی داشته باشد. به بیانی دیگر هیچ کدام از قسمت‌های نامه شما نباید بی‌دلیل یا بی‌هدف باشد. در ادامه به اطلاعات بیشتری درباره بخش‌های مختلف نامه رسمی می‌پردازیم.

مقدمه
بعد از مرحله salutation نوبت به متن نامه می‌رسد. اولین پاراگرافِ نامه، مقدمه است و همانطور که از نامش پیدا است مقدمه‌ای از هدف کلی نامه را در اختیار گیرنده قرار می‌دهد. یکی از عباراتی که در نوشتن مقدمه رایج است استفاده از اصطلاحات تشکرآمیز و یا معرفیِ خود است. برای درک بهتر به مثال زیر توجه کنید.

Dear Mr. Anders,

Thank you for taking the time to meet with me last week. I would like to follow up on our conversation and have a few question for you.

بدنه اصلی متن نامه انگلیسی
بدنه اصلی متن یا Body به همان پاراگراف‌هایی که بعد از بخش مقدمه می‌آید گفته می‌شود. این بخش از نامه درحقیقت شامل اطلاعات اصلی نامه می‌شود و هدف اصلی از نوشتن نامه به انگلیسی را گسترش می‌دهد. مثال زیر نمونه‌ای از پاراگراف Body یا همان Body Paragraph است.

Our project is moving forward as scheduled. We’d like to develop a training program for staff at the new locations. To this end, we have decided to rent out space in the local business exhibition center. New staff will be trained by our experts in personnel for three days. In this way, we’ll be able to meet demand from the first day.

بخش انتهایی
بخش انتهایی نامه نیز آخرین قسمت نامه است که باید احساس پایانی که گیرنده منتقل کند. نمونه زیر مثالی از بخش انتهایی یک نامه رسمی است.

Thank you for your consideration of my suggestions. I look forward to an opportunity to discuss this matter further.

نکاتی درباره نوشتن نامه رسمی انگلیسی
در نوشتن نامه رسمی انگلیسی بهتر است به نکاتی توجه شود که در ادامه به برخی از آنها می‌پردازیم.

1. همواره در آغاز نامه رسمی انگلیسی بهتر است دلیلی را مطرح کنید. برای مثال اگر هدف شما از نوشتن نامه تقاضایی برای کسب اطلاعات از فرد گیرنده است خوب است با نامه را با عبارات زیر شروع کنید.

…I am writing to inform you about

…I am writing to ask/ inquire about

…I am writing to inform you that we have not yet received payment for

2. همانطور که پیش‌تر ذکر شد استفاده از عبارات تشکرآمیز در نامه‌های رسمی بسیار رایج بوده که البته استفاده از این عبارات، بیشتر مربوط به زمانی است که شما در پاسخ به نامه کسی دیگر نامه می‌نویسید، می‌خواهید قدردانی خود را نسبت به یک مصاحبه کاری نشان دهید و… . در ادامه چند نمونه از عبارات تشکرآمیز را مشاهده می‌کنید.

…Thank you for your letter of (date) inquiring about

…We would like to thank you for your letter of (date) asking for / requesting information about

…In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in

همچنین در صورت درخواست کارِ خاصی از گیرنده نامه می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:

I would be grateful if you could + Verb

Would you mind + Verb + ing

…Would it be too much to ask that

عبارات زیر نیز برای پیشنهاد کمک به گیرنده نامه استفاده می‌شود:

I would be happy to + Verb

We would be pleased to + Verb

3. همانطور که پیش‌تر ذکر شد بخش انتهایی باید حس پایانی به گیرنده نامه منتقل کند. همچنین استفاده از عباراتی که نشان بدهد شما مشتاق به دیدار مجدد با فرد هستید در این بخش رایج است. به عبارات زیر توجه کنید.

I look forward to meeting / seeing you.

I look forward to meeting you next week.

همچنین هنگامی که از گیرنده نامه می‌خواهید در صورتِ درخواست کمک به شما بگوید می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید

Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter.

If you need any further assistance please contact me.

4. پس از نوشتن بخش انتهایی نامه می‌توان از عبارات زیر استفاده کرد.

Yours faithfully,

Yours sincerely,

عبارات فوق درحقیقت مهری بر شروع نامه انگلیسی هستند. همچنین بعد از استفاده از این عبارات باید نامه را صورت دستی امضا کنید. نام شما به عنوان فرد فرستنده نیز باید پس از امضا موجود باشد.

در زیر می‌توانید نمونه یک نامه رسمی انگلیسی را مشاهده کنید:

0 تا 100 نوشتن نامه اداری انگلیسی: هر آنچه باید بدانید
20 آبان 1399
|
 زمان مطالعه: 12
|
4299 بازدید
نامه اداری یک متن رسمی (فرمال) است که معمولاً برای شرکت­‌ها، مؤسسات و کارمندان ارسال می‌­شود. برای نوشتن این متن­‌های رسمی باید اصول و قواعد بخصوصی را رعایت کنیم. در مقابل نامه اداری، نامه­‌های غیررسمی هستند که برای خانواده و دوستان ارسال می‌­شود که قوانین خاصی برای نوشتن آن‌ها وجود ندارد. با این حال که امروزه ارسال نامه الکترونیکی (ایمیل) راه سریع و راحتی برای برقراری ارتباط است، اما هنوز نامه اداری کاغذی برای ارسال اطلاعات مهم استفاده می‌­شود.

نوشتن نامه اداری بر خلاف تصور بسیاری، کار دشواری نیست. به طور کلی زبان پیچیده‌­ای در این متن­‌های رسمی به­‌کار نمی‌­رود. در نوشتن نامه اداری تلاش می­‌کنیم با پرهیز از زیاده‌­گویی، حرفمان را صریح و مستقیم به خواننده منتقل کنیم. اگر می‌خواهید سبک نامه‌نگاری انگلیسی ترامپ دامن‌ شما را نگیرد، خواندن ادامه می‌تواند نجات‌بخش باشد!

حالا وقت آن رسیده که اصول نامه نگاری انگلیسی و تمام نکاتی که برای نوشتن یک نامه­ اداری نیاز دارید را فرا بگیرید؛ نگران نباشید اگر حوصله یادگرفتن این همه مطلب را ندارید، چند نمونه نامه اداری آماده هم برایتان آورده‌ایم که به راحتی بتوانید آن­‌ها را دانلود و متناسب با متن نامه اداری خودتان ویرایش کنید. بریم سراغ یادگیری!

 

اصول نامه­ نگاری انگلیسی چیست؟
نامه ­نگاری انگلیسی لحن خودمانی و محاوره‌­ای که بیشتر در ایمیل­‌ها دیده می­‌شود، ندارد؛ بیشتر حالت تخصصی و کمی دوستانه دارد. جملات و حرف­‌ها شفاف و واضح هستند و از دوپهلو نوشتن در آن خودداری می‌شود! حرف‌­های مهم باید در ابتدای نامه به صورت مختصر و مؤثر بیان شود.

می­‌توانیم در هنگام نگارش، کلمات یا عبارات مهم را بولد یا هایلایت کنیم تا تاثیرگذاری بیشتری داشته باشد. معمولاً فونت انگلیسی در نامه‌نگاری‌­های رسمی فونت Times New Roman با سایز 12 است. برای مشخص‌کردن هر پاراگراف، می­‌توانید بین آن­‌ها یک خط فاصله بگذارید و یا خط اول پاراگراف جدید را مقدار کمی جلوتر شروع کنید؛ به مثال زیر توجه کنید:

I am writing to inquire about the Shadab fitness sports club. I am a first-year student at Western College, and I have discovered that my college does not provide any sports facilities for the student.                                                                                                                                                                       Firstly, I wonder if you could give me a small overview of the facilities which are available to the members.    1 
I am writing to inquire about the Shadab Fitness sports club. I am a first-year student at Western College, and I have discovered that my college does not provide any sports facilities for the student.                                                                                                                                                               Firstly, I wonder if you could give me a small overview of the facilities which are available to the members.    2  
لطفا برای محکم‌کاری از هر دو روش­ استفاده نکنید!

خب حالا کمی جلوتر بریم! چه بخش‌­هایی در نامه وجود دارد؟ چه چیزهایی باید بنویسیم و چگونه یک نامه اداری اصولی، استاندارد و فوق‌العاده داشته باشیم!

نوشتن نامه اداری
 
هفت عضو اصلی نامه رسمی انگلیسی
نامه‌­های اداری بسته به هدف و مخاطبی که دارند می‌­توانند اجزای مختلفی داشته باشند. اما تقریباً همه نامه‌های اداری یک سری اجزای ثابت دارند. در ادامه این اجزاء را بررسی خواهیم کرد.

موضوع: اصلی­‌ترین بخش! (Subject line)
نامه اداری با هر هدفی که نوشته شود، باید همان ابتدا موضوع به صورت کاملاً شفاف و دقیق بیان شود. به عنوان مثال: موضوع نامه می‌تواند پیام تبریک و یا تبلیغ یک محصول، شکایتی از یک اتفاق و یا پیشنهاد خاصی باشد. اگر موضوع و هدف نامه مشخص نباشد، احتمال برداشت اشتباه و یا ردشدن نامه زیاد می­‌شود. لطفاً موضوع نامه را با وسواس زیادی انتخاب کنید!

اطلاعات تماس: چطور با شما در ارتباط باشند؟ (Contact information)
در یک نامه اداری حتماً اطلاعات تماس شامل: نام کامل، شماره تماس، آدرس و ایمیل اشاره شود. این اطلاعات معمولاً در بالای صفحه می‌آیند و در زیر آن اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ قرار می‌گیرد. اگر فرد گیرنده بخواهد جواب نام? شما را بدهد باید اطلاعات تماس شما را داشته باشد. پس این قسمت را فراموش نکنید!

سلام و احوال پرسی: بدون سلام هم مگه می‌­شه نامه نوشت؟! (Greeting)
در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام به خواننده داشته باشیم. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را به درستی بنویسید. در واقع این همان Heading است. مانند: Dear Mr. Johnny. برای آقایان از پیش­وند Mr. استفاده می­‌کنیم اما برای بانوان پیش­وندها کمی پیچیده­‌تر می­‌شود. برای بانوان متاهل از Mrs. و برای بانوان دوشیزه از Miss استفاده می‌­کنیم؛ اما اگر اطلاعی از وضعیت تاهل نداشته باشیم چه کار کنیم؟ پیش­وند Ms. برای این مواقع ساخته شده است که هم برای خانوم مجرد و هم متاهل کاربرد دارد. حال اگر نام فرد گیرنده نامه را نمی­‌دانید، عناوین به کمک ما می‌­آیند. عناوین شغلی یا عناوین ویژه­‌ای مانند: دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen.، لرد Lord و بانو Lady.

مقدمه کوتاه: شروعی جذاب! (A brief introduction)
داشتن یک مقدمه کوتاه، نه تنها مؤدبانه است بلکه می‌تواند نظر مخاطب را به خود جلب کند. به قول معروف گربه را دم حجله بکش! اینکار می­‌تواند با جملات مؤدبانه و یا آرزوی سلامتی انجام شود.

هدف اصلی از نوشتن نامه: وقتشه کامل توضیح بدی! (The main purpose of the letter)
حالا رسیدیم به بدنه اصلی نامه. این بخش، متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان می‌دهد. متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد چون قطعاً خوانند? نامه را خسته می‌کند؛ بنابراین، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را بیان کنید.

پایانِ نامه: هرچیزی پایانی هم دارد! (Closing)
همیشه در پایانِ نامه برای قدردانی جمله‌ای نوشته می‌شود. بعضی عباراتِ پایانی رسمی و برخی دیگر غیررسمی هستند. باید توجه داشت که حرف اول این عبارات باید با حرف بزرگ نوشته شده باشند. کمی پایین‌تر انواعی از این عبارات را بررسی می­‌کنیم.

امضا: یک امضای زیبا مُهرِ پایانِ نامه! (Signature)
در پایان نامه معمولاً امضای ارسال‌کننده که شامل نام فرستنده نامه است، آورده می‌شود. اشاره به نام خود در پایانِ نامه کافی است. امضا بهتر است با قلمی با جوهر مشکی زده شود.

اصول نوشتن نامه اداری چیست
 
عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ اداری انگلیسی
راه‌­های زیادی برای ارتباط با دوستان و نزدیکانمان وجود دارد. ایمیل، چت در شبکه‌­های اجتماعی، پیامک و … . در این روش‌­ها به زبان ساده جملات را می‌­نویسید و برای آن­‌ها ارسال می­‌کنید. بارها و بارها برای دوستان خود نامه می­‌نویسید و جواب دریافت می­‌کنید، بدون اینکه به قالب نام? نوشته‌شده دقت کنید.

اما در نامه اداری رسمی عبارات و اصطلاحات خاصی استفاده می‌­شود که در ادامه به صورت دسته‌بندی‌شده آن­‌ها را بررسی می­‌کنیم. گاهی حتی متبحرترین افراد در زبان انگلیسی نیز از نوشتن نامه اداری و رسمی خودداری می­‌کنند! در نوشتن نامه اداری دانش گرامری و گستر? وسیع دایره واژگان کافی نیست؛ بنابراین، باید از قالب­‌های پرتکرار و استاندارد نامه اداری استفاده کنیم؛ باید در حداقلِ کلمات و جملات، حداکثر مفهوم را به مخاطب منتقل کنیم. در ادامه یک عالمه اصطلاح پرتکرار آورده‌ایم، آن‌ها را از دست ندهید!

Dear Mr AndersonDear Ms Nickerson Dear SirDear SirsDear MadamDear Sir or MadamGentlemen    Salutation
سلام و تعارفات
We are writing to inform you that … to confirm … to request … to inquire about …I am contacting you for the following reasons. I recently read/heard about … and would like to know …Having seen your advertisement in …, I would like to …I would be interested in (obtaining/receiving) …I received your address from …      and would like to   …I am writing to tell you about …    Starting
آغاز نامه  
Thank you for your letter of March 15 …Thank you for contacting us. In reply to your request …Thank you for your letter regarding … Concerning our telephone conversation yesterday Further to our meeting last week …It was a pleasure meeting you in London last month. I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo. I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday . . .    Referring to previous contact
اشاره‌کردن به تماس‌­های قبلی  
We would appreciate it if you would …I would be grateful if you could…Could you please send me . . .Could you possibly tell us/let us have…In addition, I would like to receive …It would be helpful if you could send us …I am interested in (obtaining/receiving…)I would appreciate your immediate attention to this matter. Please let me know what action you propose to take.    Making Request
درخواست کردن  
We would be happy to …Would you like us to …We are quite willing to …Our company would be pleased to …    Offering
پیشنهاد دادن  
We are pleased to announce that …I am delighted to inform you that …You will be pleased to learn that …    Giving Good News
دادن خبر­خوش
جواب مثبت به پیشنهادات
We regret to inform you that …I’m afraid it would not be possible to …Unfortunately we cannot/we are unable to …After careful consideration, we have decided (not) to …    Giving Bad News
دادن خبر­ بد
عدم قبول پیشنهاد
I am writing to express my dissatisfaction with …I am writing to complain about …Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. We regret to inform you that our order n°— is now considerably overdue. I would like to query the transport charges which seem unusually high.    Complaining
شکایت
اعتراض‌کردن
We are sorry for the delay in replying …I regret any inconvenience caused would like to apologize for (the delay/the inconvenience) …Once again, I apologize for any inconvenience.    Apologizing
عذر­خواهی کردن
Thank you for your quotation of …We are pleased to place an order with your company for …We would like to cancel our order n°…Please confirm receipt of our order. I am pleased to acknowledge receipt of your order n°…Your order will be processed as quickly as possible. It will take about (three) weeks to process your order. We can guarantee delivery before …Unfortunately these articles are no longer available/are out of stock.    Orders
سفارشات
Please send us your price list. You will find enclosed our most recent catalogue and price list. Please note that our prices are subject to change without notice. We have the pleasure of enclosing a detailed quotation. We can make you a firm offer of …Our terms of payment are as follows :    Prices
قیمت­‌ها
Our records show that we have not yet received payment of …According to our records …Please send payment as soon as possible. You will receive a credit note for the sum of …    Referring to Payment
اشاره به پرداخت سفارشات  
I am enclosing …Please find enclosed …You will find enclosed …    Enclosing Documents
ضمیمه‌کردن اسناد  
If we can be of any further assistance, please let us know if I can help in any way, please do not hesitate to contact me if you require more information …For further details …Thank you for considering this thank you for your help. We hope you are happy with this arrangement. We hope you can settle this matter to our satisfaction.    Closing Remarks
نکات پایانی
We look forward to a successful working relationship in the future we would be (very) pleased to do business with your company. I would be happy to have an opportunity to work with your firm    Referring to Future Business
ابراز امیدواری از روابط تجاری در آینده
I look forward to seeing you next week looking forward to hearing from you I look forward to meeting you on the 15thI would appreciate a reply at your earliest convenience. An early reply would be appreciated.    Referring to Future Contacts
ابراز امیدواری از ارتباطات بیشتر در آینده
Sincerely,  …   {Yours sincerely, } (for all customers/clients)Sincerely yours, }Regards, (for those you already know and/or with whom you already have a working relationship.)    Ending Business Letters
تمام‌کردن نامه‌های تجاری
 
نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی: نکات + نمونه استاندارد
قبل از بررسی یک نمونه نامه اداری، مروری بر نکات اصلی نگارش نامه داشته باشیم.

همیشه در آغاز نامه رسمی به زبان انگلیسی دلیل نوشتن را مطرح کنید. برای مثال اگر هدف شما از نوشتن نامه تقاضایی برای کسب اطلاعات از فرد گیرنده است، می‌توانید نامه را با عبارات زیر شروع کنید:
I am writing to inform you about …

I am writing to ask/ inquire about …

استفاده از عبارات تشکرآمیز در نامه‌های رسمی بسیار رایج بوده که البته استفاده از این عبارات، بیشتر مربوط به زمانی است که شما در پاسخ به نامه کسی دیگر نامه می‌نویسید، می‌خواهید قدردانی خود را نسبت به یک مصاحبه کاری نشان دهید و… . برای مثال:
Thank you for your letter of (date) inquiring about …

We would like to thank you for your letter of (date) asking for information about …

و اگر درخواست کار دیگری از گیرنده نامه دارید، می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:

I would be grateful if you could …

Would you mind …

Would it be too much to ask that …

بخش انتهای نامه باید حس تمام‌شدن را به خواننده منتقل کند. استفاده از عباراتی که نشان بدهد شما مشتاق به دیدار مجدد با فرد هستید هم در این بخش رایج است. به عبارات زیر توجه کنید:
I look forward to meeting / seeing you

I look forward to meeting you next week

پس از نوشتن بخش انتهایی نامه می‌توان از عبارات زیر استفاده کرد:
Yours faithfully,

Yours sincerely,

عبارات فوق در حقیقت مُهری بر اتمام نامه هستند. همچنین بعد از استفاده از این عبارات باید نامه را بصورت دستی امضا کنید. نام شما به عنوان فرد فرستنده نیز باید پس از امضا موجود باشد.

نامه تجاری انگلیسی - نامه اداری رسمی
 
نامه درخواست وقت ملاقات به چه صورت نوشته می‌­شود؟
مواقعی پیش می­‌آید که می­‌خواهید نامه‌­ای به فردی یا شرکتی بنویسید که نام آن فرد را هم دقیق نمی‌­دانید، اما قرار است زمان ملاقات را هماهنگ کنید. این مدل از نامه‌­ها تفاوت کوچکی با نامه اداری دارد که اینجا به آن می­‌پردازیم. نامه درخواست وقت ملاقات نیز باید کوتاه و مختصر نوشته شود؛ بخاطر داشته باشید که هنگام نگارش آن از نوشتار خودمانی خودداری کنید!

اگر به دنبال ترجمه نامه بصورت تخصصی هستید، ترنسیس می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند.

ابتدا باید درباره فردی که برای آن نامه ارسال می­‌کنید تحقیق کرده و اهداف جلسه را برای آن فرد کاملاً واضح در نامه ذکر کنید. الصاق برخی از اسناد و مدارکی که درباره هدف جلسه باشد می‌­تواند مفید واقع شود. در انتها می‌­توانید اشاره کوچکی به تجربیات و موفقیت­‌های خود درباره همان زمینه داشته باشید.

این نامه باید شامل مکان و تاریخ دقیق ملاقات باشد. دلایل ملاقات به طور خلاصه ذکر شود. طول مدت جلسه پیشنهاد شود و در انتها ذکر شود که آن فرد یا شرکت در ملاقات با شما چه چیزی به دست می‌­آورد.

در این رابطه بخوانید
مهاجرت کاری – وقتی تابلوی تعویض کشور بالا می‌رود

یک نمونه نامه اداری استاندارد
یک نمونه واقعی نامه اداری را اینجا برای شما آورده‌ایم. این نامه دانشگاه برای قبولی دانشجو، به او ارسال شده است. جزوه‌­ای که تا الان یادداشت کردید را بررسی کنید و تلاش کنید قسمت­‌های مختلف این نامه را مشخص کنید.

December 24, 2018

Mr Smith Jackson

2384 Privet Drive

Washington 33111

Dear Mr Jackson:

Congratulations! You have been admitted to Washington State University as a WSU Online student for the fall semester of 2019. On behalf of the faculty and staff, I want you to know how pleased we are that you have chosen to become part of the Washington State University community.

At this time, we are holding a space for you in the upcoming class, and you do not need to confirm your attendance with a deposit.

Students admitted to WSU Online must complete an online advising orientation before being allowed to register for classes. Your WSU Online academic advisor will be sending you a welcome packet soon with information about how to access the orientation.

Again, congratulations, and welcome to Washington State University.

Sincerely,

Daniel Clarkson

Director of Admissions

Signature

 
نامه نگاری به سبک امریکن و بریتیش چه تفاوتی با هم دارند؟
مگه اصلا تفاوتی هم دارند؟ خب واقعیت این است که بله تفاوت­‌های اندکی دارند. جدول زیر توضیح مختصر این تفاوت­‌ها است. درنظر داشته باشید که رعایت این نکات جزئی، به رسمی­‌تر و با­کیفیت‌­ترشدن نامه کمک بسزایی می­‌کند. اما اگر حوصله یادگیری این مطالب را ندارید می‌­توانید این بخش را نادیده بگیرید و از قالب­‌هایی که در ادامه برایتان آماده کردیم، استفاده کنید.

     American Style                               British Style                               
Heading            According to the format but
usually aligned to the left    The heading is usually placed
in the top right corner of the letter
(sometimes centred)
 Date    October 19, 2005 (month-day-year)
According to the format but usually
aligned to the left two lines below the heading)    19 October 2005 (day-month-year)
Usually placed directly (or 1 blank line)
below the heading.
 Salutation    Dear Mr. /Ms. Smith:
Dear Sir or Madam:
Gentlemen:
After the salutation, there is a colon (:)    Dear Mr./Ms. Smith,
Dear Sir or Madam,
Dear Sirs,
After the salutation, there is a comma (,)
Complimentary close    Sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly,    Sincerely,
Yours sincerely,
Yours faithfully,
 
دانلود نمونه آماده نامه اداری
وقتشه به قولی که دادیم عمل کنیم! نمونه نامه اداری را با فرمت­‌های مختلفی آماده کرده‌ایم که می­‌توانید دانلود کنید و به دلخواه خودتان آن‌ها را ویرایش کنید:

نمونه نامه اداری اول – فرمت WordDownload

نمونه نامه اداری اول – فرمت PDF Download

نمونه نامه اداری دوم – فرمت Word Download

نمونه نامه اداری دوم – فرمت PDF Download
 
ارسال نامه رسمی از طریق ایمیل
با پیشرفت سریع تکنولوژی بسیاری از نامه­‌های اداری از طریق ایمیل فرستاده می‌­شوند. معمولا از ارائه‌دهندگان سرویس‌های ایمیلی مانند: yahoo ،Hotmail و Gmail برای این هدف استفاده می­‌شود. در واقع شما با ورود به هر یک از این سیستم­‌های ارائه ایمیل، برای خود صندوق پستی می­‌سازید و می­‌توانید وارد صفحه نوشتار نامه شده و با واردکردن آدرس ایمیل مخاطب، نامه‌­ایی ارسال کنید.

 
چند نکته کاربردی برای نوشتن ایمیل انگلیسی خوب
پیام‌­هایی هم که در ایمیل در قالب یک نامه اداری فرستاده می­‌شوند از فرمت نامه‌­های اداری و رسمی پیروی می­‌کنند، مثلا: Dear Mr. در ابتدا و Thanks & Regards و مثل آن در پایان ایمیل استفاده می‌­شود.

نامه اداری که در ایمیل ارسال می­‌کنید چند بخش دارد. در بالای هر ایمیل عبارت From قرار دارد که ارسال‌کننده ایمیل را مشخص می­‌کند، یک خط پایین­‌تر، دریافت‌کننده ایمیل است که با عبارت to مشخص می‌­شود. آدرس ایمیل کسی که رونوشت نامه را دریافت می‌کند با (cc (carbon copy مشخص شده است. همچنین، در صورتی که بخواهید گیرنده ایمیل شما نداند چه افراد دیگری رونوشت نامه را دریافت می‌کنند از سطر (bcc (blind carbon copy استفاده کنید. تاریخ تنظیم ایمیل، موضوع ایمیل (Subject)، متن پیام و در نهایت نام امضاکننده و اطلاعات تماس فرستنده ایمیل در آخر ایمیل می­‌آید.

در نوشتن چنین نامه های اداری که از طریق ایمیل انگلیسی فرستاده می‌­شوند همیشه ابتدا پیش‌نویسی از آن را تهیه کنید و سعی کنید با مرور چندباره، آن عبارات غیرضروری را حذف و اصل مطلب را بیان کنید. پاراگراف اولِ پیام، نقشِ مهمی دارد پس سعی کنید تا اولین پاراگراف را به بهترین شکل بنویسید؛ این کار باعث تأثیر مثبت در خواننده می‌شود.

پاراگراف میانی نقشی تعیین‌کننده دارد و معمولاً سوالاتی را که شما قرار است مطرح کنید، در برمی‌­گیرد. اهمیت پاراگراف آخر هم کمتر از دیگر پاراگراف‌ها نیست و در صورتی که شما در پاراگراف اول از فرستنده نامه تشکر نکرده‌­اید حتماً در پاراگراف آخر، تشکر خود را بیاورید و همیشه در انتهای نامه از عباراتی استفاده کنید که نشان دهد منتظر پاسخ از جانب او هستید.

نوشتن نامه استاندارد اداری
 
و اما کلام آخر!
پس از مطالعه این مقاله شما آماده­­­اید که نامه اداری خود را بنویسید. یک بار دیگر تعاریف را بخوانید و بخش‌­های مختلف نامه را بررسی کنید. نامه اداری، که به عنوان نمونه پیش­تر مطالعه کردیم، را بار دیگر بخوانید. سپس اولین نامه خود را برای شرکتی که می‌خواهید در آن استخدام شوید بنویسید. (این نامه می­‌تواند اهدافش فرضی باشد) سپس نامه خود را با مطالبی که توضیح دادیم بررسی کنید. با این روش می­‌توانید از پس نوشتن یک نامه ­اداری بربیایید و اگر هم نیاز به یک نامه­ بی‌نقص و تخصصی در این زمینه داشتید، سری به سایت ترنسیس بزنید.

امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. خوشحال می­‌شویم که نظرتان را در بخش نظرات بنویسید.  

 
ترجمه نامه اداری