سرزمین زبان
اهمیت نامه های تجاری
1-نامه های تجاری لحن جدی و اداری دارند .
همان طوری که میگول فرانسیسکو رویز گاریدو در کتاب خود تحت عنوان ‹‹ ارتباطات انگلیسی برای تجارت بین المللی ›› بیان کرده است ، این نوع نامه انگلیسی به نوعی یک مدرک و یا شاهد برای گیرنده ی نامه می باشد که در صورت عدم توجه به متن نامه ، می توان بر علیه گیرنده از آن استفاده کرد بنابراین جنبه ی رسمی تری دارد . چرا که در برگیرنده ی مطالب مهم از قبیل تغییرات در سازمان و یا تغییرات در سیاست اداره می باشد .
2-نامه های تجاری برای خوانندگان آن قابل درک و ملموس تر هستند .
ایمیل های انگلیسی الکترونیکی اغلب به طور اشتباهی در یک فولدر دیجیتالی گنجانده شده اند که به راحتی می توان آن را فراموش کرد . ما به راحتی می توانیم یک ایمیل را پاک کنیم و یا دوباره به آن نگاهی بیاندازیم . بنابراین به اشتباه شده که ایمیل های مهم در میل های غیر قابل استفاده قرار می گیرد .
با نوشتن نامه های تجاری دیگر نمی توانیم به ارباب رجوع خود بگویید : “ اوه ، ببخشید من باید آن نامه الکترونیکی را پاک می کردم “. و فرق آن مانند این مسئله است که ما یک حراج واقعی را با یک سری اوقات سخت کاری فرق بگذاریم . در ضمن به دلیل وجود هر دو آدرس گیرنده و فرستنده بر روی پاکت نامه هیچ وقت نمی توانیم آن را تجاهل کرده و در نظر نگیریم .
3- نامه های اداری توجه و دقت شما را نشان می دهند.
با این واقعیت که شما برای نوشتن مکاتبات خارجی، وقت صرف می کنید و به جای آن که بر روی یک فرمت از پیش تعیین شده ای کلیک کنید و آن را برای فرستنده ، ارسال کنید .
اما قدرتی که در نامه های تجاری انگلیسی نهفته است فراتر از تصور ما می باشد . با توجه به مقاله ی برایان گارنر تحت عنوان ‹‹نامه ی خوب نوشته شده همچنان کار ما را راه می اندازد ›› شما می توانید با توجه به لحن نامه ای که انتخاب کرده اید احساسات شخص گیرنده را تغییر دهید . بنابراین خوانندگان عزیز اجازه بدهید تا ما شما را با این نامه ها بهتر و بیشتر آشنا کنیم .
تفاوت در نامه های شخصی و نامه های اداری
بنابراین بهتر است در همان اول با تفاوت نامه های شخصی و اداری آشنا شوید چرا که این تفاوت ها هم به لحاظ فرمت نامه ها و هم به لحاظ ساختار و لحن نامه می باشد .
فرمت ها
نامه های اداری فرمت خاصی دارند که نامه های شخصی فاقد آن هستند .
سعی کنید آخرین نامه ی اداری را بیاد بیاورید که آن را به انگلیسی نوشته اید حالا یک نگاه به آن بیاندازید شما می توانید به تعداد زیادی از این نوع نامه ها در اینترنت توجه کنید .
در آن نمونه ها چه می بینید ؟
اجازه بدهید من حدس بزنم . شما به یک نامه ی تایپ شده با به اندازه ی یک اینچ حاشیه نگاه می کنید ، با یک تک فاصله . البته بین پاراگراف ها و خطوط مربوط به مقدمه ی نامه در ابتدای هر نامه ( مانند تاریخ و موضوع ) می بینید . هیچ دندانه گذاری در ابتدای هر پاراگراف دیده نمی شود. به عبارت دیگر نامه هم تراز شده از سمت چپ است . این فرمت صحیح ترین فرمت نامه اداری می باشد .
نامه ی شخصی کامل متفاوت است . می تواند تایپ شده باشد اما بهتر است بگوییم که نامه های دستی بیشتر جنبه خصوصی تر دارد . و البته نامه های شخصی عاری از محدودیت های فرمت نامه های اداری هستند .
محتوا
هرگز در نامه های اداری و یا تجاری در مورد مسائل شخصی بحث و گفتگو نکنید . حتی در نامه هایی که بر روی آن یک برگه ی پوششی وجود دارد نیز این کار را نکنید . ضرورتی ندارد پیرامون مسائل خصوصی خود بحث کنید . شما باید در مورد هدف نامه ، محتوا و مزمون آن را تنظیم کنید. در مورد صفحه ی اول نامه لزومی ندارد پیرامون تجربه ای صحبت کنید که چقدر می تواند این تجربه به ارتباط با شرکت های خارجی آن ها نفعی برساند .
نامه های اداری موضوعات خاصی دارد شما نامه ای می نویسید تا تقاضای شغلی ، شکایتی ، درخواستی و یا پاسخ به درخواستی داشته باشید . در هر صورت بسته به کاری که دارید آن را می نویسید . کل داستان این است .
ولی در نامه های انگلیسی غیررسمی شما با چنین محدودیتی سرو کار ندارید بلکه آزادید تا درباره هر مطلبی می خواهید به گیرنده ی آن بنویسید . نامه ی شخصی می تواند حتی در مورد بخشی از کاری باشد که شما آن را درنظر گرفته اید .
اندازه
من شخصا نامه های سه صفحه ای هم دیده ام . که البته می دانید این تعداد صفحات برای نامه های اداری بسیار طولانی است . لازم است در نامه های اداری کل مطلب را در یک صفحه بگنجانید. بنابراین بهتر است از حالا به بعد یاد بگیرید که چگونه کوتاه ، مختصر و مفید نامه های اداری را بنویسید . راز یک نامه ی خوب در کوتاه بودن مطلب آن می باشد .
زبان و نشانه گذاری
آیا این روزها کسی از ( : ) کالون استفاده می کند ؟ چه کسی تمایل دارد طبق هدف نامه واژه ی خاصی را استفاده کند ؟ چه کسی سعی می کند تا کلمات مناسبی را انتخاب کند و با آن ها لحن مناسبی داشته باشد ؟
نامه ی شخصی عاری از نشانه گذاری و یا قوانین مربوط به نوشتن با حروف بزرگ می باشد . مگر آن که بخواهید آن را به یک شخص صاحب منصب و یا در مقام معلمی بنویسید .
نوشتن نامه ی اداری تاثیر گذار در انگلیسی مستلزم این است که با عوامل نامه های اداری آشنا باشیم که عبارتند از :
1-قالب صحیح
2-سبک نوشتاری صحیح
3-عبارات انگلیسی کلیدی
1-دانستن سبک صحیح
خوانندگان نامه ی اداری انتظار دارند در حین نگاه کردن نامه یک قالب خاص و یکنواختی را دنبال کنند . برخی از نامه های اداری یک قالب چند منظوره دارند و برخی دیگر قالب عقب برده شده ای ( دندانه دندانه ) دارند . حال ما به اطلاعاتی که شما نیاز دارید می پردازیم .
آدرس فرستنده
اگر نامه ی شما عنوان چاپی بالای کاغذ دارد آن را لحاظ کنید . اگر ندارد این طور بنویسید :
آدرس خیابان، شهر، کدپستی ایالت
لازم نیست نامه خود را در صورت داشتن امضاء در آخر نامه ، بنویسید .
تاریخ
تاریخی که در آن ، نامه را تمام می کنید مورد نظر ما می باشد . ممکن است تصور کنید که آسان ترین بخش نامه است . بعد از همه ی این ها بهرحال تاریخ را می دانید اما این بخش از مقاله را نخوانید . چرا که جزئیات کوچکتری وجود دارند که لازم است اول از همه آن ها را بدانید .
اگر به شرکتی نامه می نویسید که در ایالات متحده ی امریکا می باشد ، تاریخ ماه را قبل از روز بنویسید . به عنوان مثال 10 June , 2015 تاریخ نویسی را با قالب مناسب آن رعایت کنید .
آدرس داخل نامه
عبارت نوشتن آدرس داخل یک روش فانتزی برای گفتن دریافت کننده ی نامه می باشد بنابراین همان طور که آدرس را می دانید می نویسید . اما بهتر است کمی صبر کنید . شما به چه کسی نامه می نویسید. منظورم این است که چه شخصی است و چه عنوانی دارد . شما واقعا می خواهید نامه را به یک شخص خاصی بنویسید یا فقط نیاز دارید نام کوچک و یا به تنهایی نام فامیل آن شخص را استفاده کنید و یا از هر دو استفاده کنید . اگر بخشی از این اطلاعات را نداشته باشید چگونه می توانید نام آن شخص را بیابید؟
به طور ساده می توانید یک کار کارگاهی انجام دهید . می توانید سری به وب سایت شرکت بزنید. می توانید نام شخصی را پیدا کنید که به آن نامه می نویسید ؟ نه . بنابراین به شرکت زنگ بزنید شماره تماس شخص را به همراه نام آن ، می توانید پیدا کنید . اگر قصد دارید به یک اداره و یا دفتر خاصی نامه ی اداری بنویسید بنابراین مراحل بالا را طی کنید و نامه را با آن شخص خاص در آن اداره ی ویژه بفرستید .
سلام اول نامه
به یاد داشته باشید که نامی را که در نامه استفاده می کنید همان نامی باشد که در آدرس می نویسید . قبل از شروع نامه لازم است مطلبی را بدانید . (طبق معمول ) سلام نامه معمولا با کلمه ی DEAR) آغاز می شود البته سلام نامه بستگی به رابطه ای دارد که با شخص گیرنده دارد .
آیا شما شخص دریافت کننده ی نامه را می شناسید ؟ به عنوان مثال اگر آن شخص جیک براون باشد بستگی به رابطه شما با او دارد می توانید بنویسید جیک عزیز و یا آقای براون عزیز . اگر جیک عنوانی مانند دکتر دارد به جای آقا می توانید بنویسید دکتر براون عزیز .
در موردخانم ها چطور ؟
سوال در این جا این است که آیا درست است بنویسیم خانم عزیز ویا دوشیزه ی عزیز ؟ این روزها خیلی رایج است که از مخفف خانم استفاده کنیم که در انگلیسی به صورت ( Ms ) می باشد . البته در این مورد به خانم متاهل اطلاق می شود .
ضمیمه نامه
تصاویرضمیمه شده در انتهای نامه الکترونیکی می آید . بنابراین این تصاویر قالب نامه ی تجاری را خلق می کند . به سادگی با تایپ کردن اختتامیه می توانید بعد از بیان مطالب مهم تصاویر مانند عکس مدارک و یا فتوکپی برخی از مدارکتان را به انتهای نامه ضمیمه کنید .
بستن نامه
شما می دانید کلماتی مانند “Sincerely “ و “ yours truly” را می توانید در پایان نامه جهت تمام کردن نامه به کار ببرید بعد از آن فضایی را برای امضاء دستی اختصاص دهید .
بعد از آن نام خود را تایپ کنید .
درست مانند قالب پایین .
Sincerely ,
امضاء دستی شما
متن نامه
در پایان وقت آن رسیده که به شما بگوییم چگونه می توانید مطلبی را بنویسید که می خواهید در نامه ی تجاری آن را بیان کنید . البته این بخش کمی سخت به نظر می رسد . بدنه ی نامه ی تجاری شما از چند پاراگراف تشکیل شده است . اولین پاراگراف را اختصاص به علت و هدف نگارش نامه اختصاص دهید به عبارت دیگر شما می خواهید نقطه نظرات خود را به شکلی ساده و رسمی بیان کنید . بنابراین لازم است که پاراگراف بعدی را اختصاص به نقطه نظرات اصلی با توجه به پیشینه و بیان اطلاعات جهت حمایت از درخواست خود ، بدهید .
بعد از بیان هدف اصلی و ارائه برخی از اطلاعات بهتر است درخواست خود را در پاراگراف بعدی به صورت کاملا رسمی و مودبانه داشته باشید .
تایپ کردن حروف اول اشخاص
اگر نامه ی خود را تایپ نمی کنید بهتر است از این بخش استفاده کنید . اگر شخصی برای شما آن را تایپ کرد این حروف در زیر نامه خواهید دید .
2-دانستن سبک صحیح نوشتاری
مختصر مفید بنویسید
شاید شما فکر می کنید موضوع نامه ی شما مهم ترین در دنیا می باشد. من مطمئنم برای شما بسیار اهمیت دارد ، اما به خاطر داشته باشید که به شخصی که نامه می نویسید احتمالا نامه های زیادی دریافت می کنند که شاید همان ایده و پیشنهاد شما را در بر داشته باشد . بنابراین بهتر است به خاطر بسپارید که برای شخص دریافت کننده بسیار مهم است که نامه مختصر و مفید باشد .
آیا واقعا می خواهید دریافت کننده ی نامه ، شما را بخواند ؟ اگر چنین هدفی دارید پس بهتر است آن را کوتاه بنویسید . تصور کنید که شخص تاجری که در روز مشغله ی کاری فراوانی دارد چطور می تواند نامه ی شما را بخواند .
حرفه ای و مودب باشید
با پیروی از این قانون شما می توانید به طور اتوماتیک وار کمک کنید تا نامه ، کوتاه و مفید باشد . در حین نوشتن نامه احساساتی نشوید و نامه را با موضوعات نامرتبط شروع نکنید . بهتر است مخاطب خود را به خوبی بشناسید و بر روی درخواست خود تمرکز کنید .
شفاف باشید
شاید به سختی با کلمات و اصطلاحات تجاری آشنا شده اید اما بعضی اوقات ضرورتی ندارد از آن ها استفاده کنید بهرحال احتمال دارد که مخاطب شما با همه ی آن اصطلاحات آشنا نباشد در ضمن به یاد داشته باشید که نباید دانش خود را با استفاده از کلمات پیچیده به رخ بکشید .
چرا که خواننده ی نامه ی شما گیج می شود و در نهایت نمی تواند خواسته و هدف اصلی شما را دریابد . از جملات کوتاه استفاده کنید . کلمات ساده و کوتاه به کار ببرید .
به جای نوشتن ( in all cases ) بهتر است بنویسید always . از مترادف های ساده استفاده کنید به جای واژه ی utilize از واژه ی use استفاده کنید .
به لحاظ گرامری نامه ی خود را صحیح بنویسید .
یکی از مهمترین قوانین گرامری که باید رعایت کنید مطابقت فاعل با فعل می باشد . با یک مثال می توانید موردی را بیان کنید که انگلیسی زبان ها آن را هم به کار می برند . به عنوان مثال در هنگام استفاده از every one , every body , باید فعل مورد استفاده ی خود را با s بیاورید .
و مورد بعد بعضی از کلمات که تقریبا شبیه هم هستند را جا به جا استفاده نکنید مانند affect و effect .
Affect فعل است و به معنای تاثیر گذاشتن است . effect اسم است و به معنای نتیجه است . مثال : the news of the merger had a terrible effect on my portfolio
بهتر است با اشتباهات رایج انگلیسی آشنا شوید . تا نوشتار بهتری داشته باشید .
از جملات معلوم استفاده کنید
نامه های اداری نباید خسته کننده باشد بنابراین بهتر است تا از افعال معلوم استفاده کنید . به دو مثال پائین توجه کنید و پاسخ سوال مرا بدهید .
کدام جمله را ترجیح می دهید ؟
الف . جو چند پیشنهاد جالب را ارائه کرد
ب . برخی پیشنهادات جالب توسط جو ارائه شدند
من شخصا جمله ی اول را ترجیح می دهم .
3-دانستن عبارات انگلیسی کلیدی
در حال حاضر تنها یک مطلب دیگر مانده که در نگارش نامه ی تجاری باید به آن توجه کنید .
آن چه چیزی است ؟
عبارات کلیدی در انگلیسی به شما کمک می کند تا با آوردن آن ها نامه ی خود را به روش بهتری تمام کنید . زمانی که تاجران نامه ی شما را می خوانند آن ها به دنبال عبارات خاصی هستند . این عبارات کمک می کند تا آن ها به مطلب بعدی راه پیدا کنند چرا که کلیدی هستند و قابل فهم. بنابراین برای نوشتن یک نامه ی شفاف ، باید مطمئن شوید که این عبارات را در جای مناسبی از نامه استفاده کنید . عبارتند از :
. سلام نامه
. دلیل نگارش نامه
. ضمیمه نامه
. مطالب پایانی
. اشاره به تماس شما در آینده
. تمام کردن نامه
ما در بخش سلام نامه در بالا توضیح داده ایم .
در بخش دلیل نگارش نامه بهترین روش برای درخواست شفاف شما اشاره مستقیم به اشخاص است . بهتر است خواسته ی خود را در اولین خط نامه بنویسید . چرا که شما هدف نامه را بیان می کنید . به عنوان مثال :
. هدف از نوشتن نامه …
…درخواست من مبنی بر… inquire about
… عذرخواهی مرا بابت …بپذیرید apologize for
…نامه ی من مبنی بر تائید … confirm
…پیشنهاد من … comment on
… درخواست من مبنی بر … apply for
در تجارت مردم تمایل به نوشتن نامه های الکترونیکی دارند به منظور :
. شفاف سازی مطلبی
. تائید مطلبی
. اطلاع رسانی شخصی در مورد چیزی
. پیگیری چیزی
. به اطلاع رساندن مطلبی برای شخصی
. پاسخ دادن به شخصی
. درخواست چیزی
. ایمیل انگلیسی تشکر از شخصی جهت کاری
. به روز رسانی شخص
یکی از موارد بالا مورد استفاده شما می باشد .
از عبارتی مانند این استفاده کنید و خلاصه ای از دلیل نگارش خود را بیاورید . به عنوان مثال :
Dear Mr. Smith ,
I am writing to request a copy of the research departments monthly report from January .
ضمیمه مدارک
برخی از نامه های تجاری شامل مدارکی است که اطلاعات شما را تائید می کند . البته بهتر است از گفتن انتظارات خود به شکل مستقیم پرهیز کنید . بنابراین به سادگی بنویسید
.I am enclosing …
.Please find enclosed …
.Enclosed you will find …
Enclosed you will find my resume and cover letter .
مطالب پایانی
معمولا خواننده نامه به دنبال علائمی است که نامه رو به پایان یافتن است . در این جا به چند مثال می پردازیم که عبارات که پایان نامه را نشان می دهند .
.Thank you for your help
.please contact us again if ….
…we can help in any way.
…there are any problems .
…you have any questions .
اشاره به برقراری تماس در آینده
البته شما نیاز دارید تا خواننده ی نامه را از انتظاراتی که در آینده دارید ، با خبر کنید .
مثال های عباراتی که شما می توانید از آن ها استفاده کنید :
I look forward to …
… hearing from you soon .
…meeting you next Tuesday.
…seeing you next Thursday .
پایان نامه
حالا وقت آن رسیده نامه را به پایان برسانیم . رایج ترین حالت ممکن در پایان نامه ها از این قرارند.
. yours faithfully , ( if you don’t know the name of the person you ’re writing to )
.Yours sincerely , ( if you know the name of the person you ‘re writing to )
. Best wishes,
. Best regards , ( if the person is a close business contact or friend)
دوستان عزیز ما در این سایت شما را دعوت به نوشتن ایمیل می کنیم . و امیدواریم با رعایت مطالب خوانده شده در این مقاله ی بسیار عالی و کاربردی بتوانید نمونه ایمیل های اتگلیسی خوبی را ارائه بدهید . ما در این سایت شما را در مقوله های مختلف فراگیری زبان انگلیسی کمک می کنیم .
تهیه و تنظیم :ابراهیم خلیل مهرنو (موسس سرزمین زبان)
سر کار خانم الهام دژکام ، کارشناس ارشد آموزش زبان انگلیسی
مشاوران ما:
-سرکار خانم موسوی مشاور و کارشناس فروش
– سرکار خانم راد مشاور و کارشناس فروش
– سرکار خانم فیضی مشاور و کارشناس فروش
-سرکار خانم مهرنو مشاور و کارشناس فروش
– ابراهیم خلیل مهرنو موسس و مشاور آموزشی سرزمین زبان
ساعت تماس از 10 صبح تا 10 شب
شماره های تماس با تیم مشاوره ای سرزمین زبان :