چطور به زبان انگلیسی نامه رسمی بنویسیم؟
شاید بارها به زبان فارسی نامه رسمی انگلیسی نوشته باشید. مثلا نامه درخواستی که به آموزش دانشکده تحویل داده‌اید یا نامه‌ای که برای شهرداری شهر خود نوشته‌اید نامه‌هایی رسمی به حساب می‌آیند. حالا به هر دلیلی مثل ادامه تحصیل یا انجام پروژه با یک شرکت خارجی، می‌خواهید نامه‌ای رسمی به زبان انگلیسی بنویسید.
مطالعه بیشتر:
نامه را چطور شروع می‌کنید؟ در فارسی معمولا این کار را با نوشتن «بسمه‌تعالی» و بعد قید کردن نام گیرنده و عرض ادب و احترام آغاز می‌کنیم. اما در زبان انگلیسی برخلاف فارسی، قواعد مشخصی برای نوشتن نامه‌های رسمی وجود دارد که بهتر است از آن‌ها پیروی کنید.
در مکاتبات انگلیسی مورد چه‌چیزهایی ننویسیم؟
وقتی یک نامه می‌نویسید، سندی مکتوب ایجاد می‌کنید که بعدها نمی‌شود آن را انکار یا بازتفسیر کرد. برای همین مواردی وجود دارند که باید از نوشتن آن‌ها پرهیز کنید.
هرگز چیزی را ننویسید که به‌طور شفاهی نمی‌گویید. مثلا اگر شکایتی دارید که نمی‌توانید آن را شفاهی بیان کنید، انتخاب نوشتن بجای گفتن مناسب نیست.
هرگز چیزی را ننویسید که به‌طور شفاهی نمی‌گویید.
چیزی ننویسید که اگر دیگران (به غیر از گیرنده) نامه را بخوانند شما شرمنده شوید. در بیشتر موارد گیرنده منع قانونی برای افشای محتوای نامه ندارد. همیشه فرض کنید چیزی که می‌نویسید را تمام دنیا می‌خوانند. چه یک ایمیل انگلیسی کوتاه باشد چه نامه‌ای طولانی.
از پیچیده‌نویسی پرهیز کنید. لغاتی را به‌کار ببرید که از معنای آن‌ها اطمینان دارید. اگر یک ترکیب جالب را در سخنرانی فردی انگلیسی‌زبان شنیده‌اید، اما از بارمعنایی آن به طور کامل باخبر نیستید از نوشتن آن بپرهیزید. شاید معنای مدنظر فرد متفاوت بوده یا ترکیب مورد نظر فقط برای همان جایگاه مناسب است.
ارکان نامه رسمی
در هر زبانی، چه فارسی و چه انگلیسی، نامه رسمی 5 رکن اساسی دارد.
1) مرجع نامه. 2) دلیل نگارش نامه. 3) متن نامه. 4) پایانِ نامه و 5) راه ارتباطی برای گیرنده.
1) مرجع نامه
هر نامه رسمی دو مرجع دارد. فرستنده و گیرنده. نامه رسمی هرگز نباید فرستنده یا گیرنده‌ای نامشخص داشته باشد.
آدرس فرستنده (شمایی که نامه را می‌نویسید) در بالا سمت راست نوشته می‌شود. پایین‌تر از آدرس شما، در سمت چپ آدرس گیرنده قرار می‌گیرد.
اگر راحت‌تر هستید، اول نامه را روی کاغذ بنویسید و بعد تایپ کنید.
اطلاعات فرستنده و گیرنده شامل موارد زیر می‌شود:
- نام و نام خانوادگی فرد
- دپارتمان یا بخشی که فرد در آن است
- آدرس
- شهر
- کدپستی
در زیر آدرس گیرنده، تاریخ نگارش نامه را بنویسید. فراموش نکنید که از تاریخ میلادی استفاده کنید و ماه‌ها را به حروف و اعداد را به لاتین بنویسید. نام ماه را کامل بنویسید نه به شکل خلاصه‌شده.
در زیر تاریخ نام گیرنده قرار می‌گیرد. برای مردها از پیشوند Mr. و برای خانم‌ها از Ms. استفاده کنید. مثلا Dear Mr. Fakhrizadeh
توجه کنید که هر سه کلمه در این عبارت با حروف بزرگ شروع می‌شوند. اگر نام گیرنده را در مکاتبات خارجینمی‌دانید می‌توانید بنویسید Dear Sir or Madam. اگر گیرنده مقامی اجرایی مثل رئیس‌جمهور دارد می‌توانید او را Mr. president خطاب کنید.
چطور به زبان انگلیسی نامه رسمی بنویسیم؟
2) دلیل نگارش نامه
خیلی مهم است که خواننده بعد از آن که فهمید نامه از سمت چه‌کسی است و مطمئن شد که نامه برای او نوشته شده، بداند که چرا دارد این نامه را می‌خواند. اگر این جواب نامه‌ای است که از آن‌ها دریافت کرده‌اید می‌توانید بگویید: with the reference to your e-mail of 9th September. این عبارت شبیه به «پیرو نامه شما مورخ 18 شهریور 1397» است.
نامه می‌تواند پیروی یک گفت‌وگوی تلفنی، تبلیغی در تلویزیون، فراخوان عمومی یا اطلاعیه باشد. اگر می‌خواهید در این قسمت به شخصی ثالث ارجاع بدهید، حتما از آن فرد اجازه بگیرید.
اگر برای دلیل خاصی نامه نگاری خارجی می‌نویسید باید دلیل نگارش نامه را ذکر کنید. مثلا این نامه را می‌نویسم تا تحویل کالاهای ارسالی شما را تایید کنم. یا در پاسخ به پیشنهاد شما برای همکاری مشترک می‌نویسم. با تکمیل جمله …I am writing to صادقانه دلیل نگارش نامه را ذکر کنید.
تعارف‌های فارسی را کنار بگذارید. مستقیم و شفاف دلیل واقعی نگارش را توضیح بدهید. مثلا نگویید می‌خواستم از حال شما باخبر شوم، همچنین فایل درخواست پذیرش کالا را هم ضمیمه کردم. بلکه بگویید که این نامه برای ارسال فرم درخواست پذیرش کالا است.